ניהול מלאי בוטוקס ופילר בקליניקה

ניהול מלאי בוטוקס ופילר בקליניקה דורש דיוק שונה ממלאי רגיל: בוטוקס נמדד ביחידות (U) ופילר במיליליטר, לכל בקבוק יש מספר סידורי, מנה ותאריך תוקף משלו, וכל טיפול גורע כמות קטנה מתוך הבקבוק הפתוח. עם ניהול מלאי ייעודי אתם עוקבים אחרי כל בקבוק לפי יחידות ומיליליטר, מקבלים קיזוז אוטומטי בכל טיפול, והתראות על מלאי נמוך או תוקף שמתקרב. במדריך נסביר איך לבנות שיטה מסודרת שחוסכת כסף ומונעת טעויות.

למה מלאי בוטוקס ופילר שונה ממלאי רגיל

בחנות רגילה סופרים פריטים שלמים. בקליניקה אסתטית, לעומת זאת, בקבוק בוטוקס אחד משמש למספר מטופלים, וכל אחד מקבל כמה יחידות לפי האזור המטופל. אותו היגיון חל על פילר, שנמדד במיליליטר ולעיתים מנוצל חלקית. בלי מעקב מסודר קשה לדעת כמה חומר באמת נשאר בבקבוק הפתוח, מתי הוא נפתח, ומה התוקף שלו.

התוצאה של ניהול ידני היא כפולה: או שמגלים חוסר באמצע יום עמוס, או שחומר יקר פג תוקף במקרר בלי שאיש שם לב. שני המצבים עולים כסף, וגם פוגעים בחוויית המטופל.

מה חשוב לעקוב אחריו בכל בקבוק

ניהול מלאי טוב מתחיל ברמת הבקבוק הבודד, לא רק ברמת הכמות הכוללת. לכל בקבוק כדאי לתעד:

• יחידות או מיליליטר: בוטוקס לפי יחידות (U), פילר לפי מיליליטר, כך שהקיזוז מדויק לכל טיפול.
• מספר סידורי: זיהוי ייחודי שמאפשר לדעת בדיוק באיזה בקבוק השתמשתם.
• מנה: מספר המנה של היצרן, שחשוב למעקב ולבקרה.
• יצרן ותוקף: שם היצרן ותאריך התפוגה, כדי להשתמש קודם במה שתוקפו מתקרב.

כשהמידע הזה מתועד פעם אחת בעת קליטת הסחורה, כל היתר קורה כמעט לבד.

קיזוז אוטומטי בכל טיפול

כאן נמצא החיסכון האמיתי בזמן. במקום לרשום בנפרד כמה בוטוקס ירד אחרי כל מטופל, המערכת מקזזת את הכמות מהמלאי ברגע שמתעדים את הטיפול. אם נתתם 20 יחידות בוטוקס, המלאי של אותו בקבוק יורד ב-20 יחידות אוטומטית, וכך התמונה תמיד מעודכנת ומשקפת את המצב בפועל.

ב-ClinicHub היכולת הזו היא חלק מהמסלול הרפואי (PRO), יחד עם תיק הטיפולים, כך שהתיעוד הקליני והמלאי מדברים זה עם זה ולא דורשים עבודה כפולה.

התראות מלאי נמוך ותוקף מתקרב

מערכת מלאי טובה לא רק סופרת, אלא גם מתריעה בזמן. שתי ההתראות החשובות ביותר בקליניקה אסתטית הן:

1. 1מלאי נמוך: כשכמות החומר יורדת מתחת לסף שהגדרתם, כדי שתספיקו להזמין לפני שנגמר.
2. 2תוקף מתקרב: כשבקבוק עומד לפוג, כדי להשתמש בו קודם או לטפל בו לפני שהוא הופך לבזבוז.

ההתראות האלה הופכות את המלאי מרשימה שצריך לבדוק ידנית למערכת שמזכירה לכם בעצמה, בדיוק כשצריך.

איך מתחילים בלי לסבך

אין צורך לעבור לשיטה חדשה ביום אחד. התחילו מקליטה מסודרת של הבקבוקים שכבר נמצאים אצלכם: כל בקבוק עם היחידות או המיליליטר שנותרו, המנה, היצרן והתוקף. מאותו רגע, כל טיפול שתתעדו יקזז את המלאי לבד, וההתראות ידאגו שלא תופתעו. אחרי שבועיים תראו תמונה אמינה של מה באמת יש לכם, וכמה אתם באמת מוציאים על חומרים.